2026-10-31
Automatización para agencias, qué delegar y qué conservar
Una agencia vende webs, marketing o consultoría. Un día un cliente pide automatizar algo, por ejemplo pasar los pedidos del correo a una hoja, o clasificar los mensajes que entran por el formulario. La agencia no lo hace en casa y se plantea subcontratarlo.
Subcontratar la parte técnica es una decisión razonable. Lo difícil es decidir qué se entrega fuera y qué se queda dentro, porque lo que se queda dentro es lo que hace que el cliente siga siendo de la agencia. Esto es lo que vemos desde el lado de quien ejecuta, con ejemplos de lo que ya tenemos publicado. No es asesoramiento contractual.
Lo que conviene conservar
Hay cuatro cosas que, a nuestro juicio, no se subcontratan.
La primera es la relación con el cliente. Quien habla con él cada semana sigue siendo la agencia, y quien ejecuta debería poder trabajar sin hablar con él, o hablando solo cuando la agencia lo decida.
La segunda es lo que el cliente pidió, con sus propias palabras. Un encargo traducido dos veces pierde matices. Guarda el texto original del cliente y pásalo tal cual, sin su nombre si no tienes permiso para compartirlo.
La tercera es el precio que cobras y el trato comercial. No tiene por qué enterarse nadie más de cómo lo calculas.
La cuarta es la decisión de qué revisa una persona. Si una automatización clasifica correos o prepara borradores, quién mira lo dudoso lo tiene que decidir quien responde ante el cliente.
Lo que sí se puede delegar
La parte técnica propiamente dicha, con un alcance escrito. En nuestro caso, automatizar una tarea repetitiva con los programas que el cliente ya usa, probarla con ejemplos inventados o anonimizados y dejarla documentada. Lo que tenemos publicado para enseñar cómo trabajamos son demostraciones con datos inventados, no trabajos de clientes. Por ejemplo, el mapa de una tarea repetitiva, seis errores de un CSV y qué regla corrige cada uno o la demostración del correo al borrador.
Si el cliente todavía no sabe qué automatizar, el paso previo no es construir. Es ordenar. Para eso sirve decidir qué automatizar primero, con los criterios a la vista, antes de pedir presupuesto a nadie.
Qué pedir por escrito a quien ejecute
Sirven con cualquier proveedor, también con nosotros. Son cinco cosas.
- Un alcance de una página, con el servicio y lo que queda fuera. Aquí tienes una propuesta de ejemplo, ficticia, para ver el formato.
- Documentación que tu equipo pueda leer sin llamar a nadie. Contesta qué hace, qué entra y qué sale, qué pasa si falla y cómo se apaga. Hay una de muestra.
- Quién guarda los accesos al terminar y quién puede revocarlos.
- Un acta de entrega con las pruebas hechas, incluidas las raras.
- Qué incluye el mantenimiento, si lo hay, y qué no. Si se contrata, lo normal es recibir un informe periódico como este de ejemplo.
Con estas cinco cosas la agencia puede contestar a su cliente cuando pregunte «¿y esto qué hace?» sin depender de que el técnico esté disponible ese día. Qué se recibe al final de una automatización lo contamos con más detalle en este artículo.
Lo que tendrías que acordar antes de empezar
Hay tres puntos que cada agencia resuelve a su manera y que conviene dejar escritos entre las dos partes.
Cómo se presenta cada uno ante el cliente final. No prometemos marca blanca, y si es lo que necesitas, se habla antes de empezar y por escrito.
Quién responde si algo falla después de la entrega, y en qué plazo. Nosotros no damos garantías de disponibilidad en esta página, el mantenimiento es un servicio aparte.
Cuántos proyectos puede asumir el técnico a la vez. En nuestro caso lo decimos en el diagnóstico, no antes, porque depende de lo que haya entre manos ese mes.
Si quieres ver si encaja
Tenemos una página con lo que podemos asumir, lo que queda fuera y qué traer a la primera conversación, colaboración técnica para agencias. Y el diagnóstico son veinte minutos, gratuitos y sin compromiso. Al final te decimos con sinceridad si lo vemos automatizable, si habría que ordenar algo antes o si no lo automatizaríamos. Pedir el diagnóstico.
Nota: este artículo cuenta cómo trabajamos nosotros, no es asesoramiento legal ni contractual, no describe clientes reales y las condiciones de cada proyecto se acuerdan por escrito antes de empezar.