2026-10-30

Diez preguntas antes de contratar a quien te va a automatizar algo

Cuando ya tienes dos o tres ofertas delante, el precio es lo que más se mira y lo que menos dice. Lo que separa una automatización que sigue funcionando al cabo de un año de otra que nadie se atreve a tocar suele estar en cosas que casi nadie pregunta antes de firmar.

Estas son las diez preguntas que haríamos nosotros si estuviéramos al otro lado de la mesa. Las contestamos también desde nuestro lado, para que veas qué es razonable pedir. Es una lista nuestra, de cómo planteamos nuestras propuestas. No es una norma ni un estándar. Si lo que quieres es comparar precios, antes tienes lo que publican diez ofertas.

1. ¿Qué entra y qué queda fuera?

Cuántos flujos, con qué herramientas se conectan, quién prueba qué. En nuestras propuestas, lo que no está escrito no está incluido, y cualquier cambio de alcance se acuerda por escrito antes de hacerse, aunque cambie el precio.

Pregunta también qué necesitan de ti (accesos, ejemplos, una persona de contacto) y para cuándo, porque el plazo depende de eso. Un plazo orientativo no es una fecha comprometida, y está bien que la propuesta lo diga así.

2. ¿Qué recibo el último día?

Un flujo funcionando es la mitad del trabajo. Pregunta si incluye documentación y formación para quien lo vaya a usar. En una automatización nuestra se entrega el flujo, una página de documentación y una hora de formación.

3. ¿Qué dice la documentación?

Pide ver una de ejemplo. La nuestra cabe en una página y contesta seis cosas: qué hace, qué entra y qué sale, qué datos toca, qué pasa si falla, quién puede tocarlo y cómo se apaga y se vuelve a encender. Si el proveedor no te puede enseñar algo parecido, pregunta cómo vas a saber dentro de un año qué hace tu propio flujo. En el diagnóstico gratuito te enseñamos una de ejemplo, con datos inventados.

4. ¿Quién puede cambiar el flujo después?

Quién tiene acceso a las credenciales y cómo se pide un cambio. Lo sano es que cada cambio se pida por escrito, quede anotado con su fecha y nadie más tenga acceso. Pregunta también qué pasa si algún día quieres que lo toque otra persona.

5. ¿Qué datos de mi empresa va a ver?

Lo mínimo para hacer el trabajo. Las pruebas se pueden hacer con ejemplos anonimizados o inventados, sin datos reales de tus clientes ni de tus empleados. Pregunta quién los verá y por dónde pasan.

6. Si toca datos personales, ¿hay contrato de encargado del tratamiento?

Si el flujo trata datos personales de tus clientes o de tus empleados, quien lo monta actúa como encargado del tratamiento. El artículo 28 del RGPD dice que ese tratamiento se rige por un contrato que fija el objeto, la duración, la finalidad, el tipo de datos y las obligaciones de cada parte. Entre otras cosas, el encargado trata los datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas, no recurre a otro encargado sin tu autorización previa por escrito y, a tu elección, al terminar suprime o devuelve los datos.

En la práctica, pide el contrato antes de empezar y la lista de herramientas por las que van a pasar los datos. Si no va a ver ningún dato personal tuyo, que la propuesta lo diga por escrito. Lo contamos con más detalle en este artículo.

7. ¿Cómo se prueba antes de ponerlo en marcha?

Con ejemplos tuyos anonimizados, comparando lo que sale con lo que haces hoy a mano. Pregunta cuándo y con qué lo prueban antes de que toque nada real.

8. ¿Cómo se apaga y qué pasa cuando falla?

Un flujo no debería quedarse callado. Cuando algo falla tiene que avisar a alguien, y mientras tanto el trabajo se hace a mano como antes, sin perder nada. Quien lo use debería poder pausarlo y reanudarlo sin llamar a nadie, y saber a quién escribir si el panel no responde.

9. ¿Qué es exactamente el mantenimiento?

Si es opcional o va incluido, cuánto cuesta al mes, qué cubre y qué no. En nuestro caso es aparte, mensual y cubre la vigilancia y el arreglo de lo que deje de funcionar por culpa de la herramienta o del propio flujo. No cubre cambios de alcance ni fallos por cambios en tus sistemas que no se hayan comunicado. Pregunta también cómo se da de baja y con cuánto preaviso.

10. ¿Cómo se paga, qué pasa si cancelas y de quién es el resultado?

Qué parte se paga al empezar y cuál al entregar, cuánto tiempo tienes para revisar la entrega y decir por escrito lo que no cumple lo acordado, y qué se abona si cancelas a mitad. Y que los flujos y la documentación sean tuyos para usarlos en tu negocio una vez pagados.

Una última cosa que conviene ver por escrito es lo que no se promete. Nosotros no garantizamos un ahorro de tiempo ni de dinero, y la consultoría y la formación no son asesoramiento legal ni fiscal.

Cómo usar la lista

No hace falta tener las diez contestadas para empezar a hablar. Marca las que no sepas y pídelas por escrito antes de decir que sí. Una propuesta que las responde con claridad ya te dice mucho de quien la firma.

Hemos preparado una hoja A4 con las diez preguntas para imprimir o mandar a quien te esté haciendo una oferta. Y si quieres que veamos contigo qué proceso tendría sentido automatizar primero, el diagnóstico son veinte minutos y es gratuito. Para elegir por dónde empezar tienes tres tareas que conviene automatizar primero y tres que no.

Fuentes

Leída el 30 de octubre de 2026. El resto del artículo describe cómo trabajamos nosotros y no es una fuente externa.

• Reglamento (UE) 2016/679, artículo 28, en el ejemplar del Diario Oficial de la UE L 119 de 4 de mayo de 2016 alojado en el BOE, páginas L 119/49 y L 119/50. Es el texto tal como se publicó en 2016, y no hemos comprobado si hay rectificaciones posteriores.

Esta lista es nuestra lectura de cómo plantear una contratación y no es asesoramiento legal ni un modelo de contrato. Para el contrato de datos, consúltalo con tu asesor.