2026-11-03

Qué pedir al proveedor antes de comparar ofertas con IA

«Portes aparte» no es un precio. Y «oferta válida hasta el martes» no te dice cuándo llegará el pedido.

Antes de pedir a una IA que compare presupuestos, hay preguntas que tiene que responder el proveedor. La herramienta puede ordenar lo escrito. La condición que falta sigue pendiente hasta que alguien la confirme.

Define el pedido antes de preguntar

En el ejercicio ficticio de las tres ofertas, la necesidad común son 10.000 hojas A4 de 80 gramos, 100 bolígrafos azules de un milímetro y 30 carpetas A4 de cartón con solapas y gomas. Un único destino acordado para las tres.

Ese es el alcance que debe encabezar la petición de aclaración. Si una oferta habla de cajas y otra de unidades, pide también cuántas unidades contiene cada envase. Tener el mismo nombre de producto no basta para afirmar que la especificación coincide.

Yo pediría la aclaración por escrito y guardaría la respuesta junto al presupuesto. Así puedes comprobar de dónde sale cada condición cuando vuelvas a comparar.

Cuatro cosas que conviene dejar cerradas

• Alcance. Qué productos y especificaciones cubre el precio. Si algo es una alternativa, que figure como tal, no mezclado con el pedido original.
• Unidades. Cantidad de envases, contenido por envase y total en una unidad común. Cuatro cajas de cinco resmas son 20 resmas, no cuatro.
• Exclusiones. Transporte, recargos o conceptos que no están en el subtotal. Para cada uno, hace falta saber si está incluido, excluido con precio o pendiente de cuantificar.
• Plazo. Cuánto tarda la entrega, desde qué momento se cuenta y si son días laborables. Si necesitas recibirlo antes de una fecha concreta, indícala al solicitar confirmación.

No hace falta repetir una pregunta que ya esté contestada. En el ejemplo, A ya concreta transporte y plazo. B concreta plazo, pero deja los portes pendientes. C incluye el transporte sin cargo adicional, pero omite el plazo.

Una petición de aclaración a B

Este texto se refiere solo a la oferta ficticia B:

Hola,

Para comparar la oferta con el mismo alcance, necesitamos confirmar la entrega al destino acordado de 20 resmas de 500 hojas, 100 bolígrafos y 30 carpetas con las especificaciones del presupuesto.

El total de 178,48 euros corresponde al material con IVA y los portes quedan aparte. ¿Podéis indicar el importe del transporte sin IVA, su IVA y el total final entregado con IVA? Confirmad también si hay algún otro cargo pendiente.

El plazo indicado es de tres días laborables desde la confirmación. Si al añadir el transporte cambia esa condición, indicadlo en la oferta revisada.

Gracias.

Para C, la pregunta sería otra. El transporte ya está incluido. Falta pedir el plazo de entrega desde la confirmación y si se cuenta en días laborables. La validez hasta el 10 de noviembre y el pago a 30 días no resuelven esa ausencia.

Guarda lo pendiente en una tabla

Descarga la tabla de aclaraciones en CSV. Lleva filas del ejercicio con la condición original, su referencia, la pregunta pendiente y espacio para la respuesta y la versión revisada.

Importa el archivo como UTF-8 con separador coma. Los importes numéricos usan punto decimal y no llevan símbolo de moneda. Una celda de respuesta vacía significa «pendiente de completar». El estado de la condición va en otra columna, para no convertir un desconocido en cero.

Cuando llegue la aclaración, conserva el original y registra la respuesta con fecha y referencia al documento revisado. Solo entonces actualiza el importe o plazo en la comparación. Si una respuesta contradice la oferta, pide que unifiquen ambas versiones antes de dar el dato por confirmado.

Después puedes pedir a tu herramienta que separe condición original, aclaración y cambio calculado. Revisa la evidencia que cita, no solo la tabla final.

Descarga las ofertas y la solución del ejercicio o abre la versión web. Si quieres trabajar una tarea de tu equipo, puedes pedir un diagnóstico.

Fuentes y alcance

Fuentes primarias consultadas el 3 de noviembre de 2026. La documentación de Google Document AI distingue texto original, referencias y valores normalizados. La documentación de Microsoft Document Intelligence diferencia confianza de lectura y extracción y contempla revisión humana. De ahí la utilidad de conservar la evidencia al revisar una tabla, no una regla de contratación.

Nota: es un ejemplo ficticio para practicar organización de información, no asesoría de compras ni una prueba de resultados de un modelo.