2026-10-30
Qué recibe una pyme al final de una automatización: documentación, acta y mantenimiento
Cuando una automatización funciona, es fácil dar el trabajo por terminado. El flujo hace lo que tiene que hacer, nadie se queja y se pasa a otra cosa. El problema llega meses después, cuando alguien tiene que cambiar algo, o cuando un lunes por la mañana algo falla y nadie sabe dónde mirar.
Por eso, en nuestros encargos el flujo funcionando es solo una parte de lo que se entrega. Esto es lo que recibes el último día y por qué lo ponemos por escrito. Describe cómo trabajamos nosotros, no es una norma. Puedes usarlo como lista para preguntar a cualquiera que te haga una propuesta. Y si todavía estás eligiendo, antes tienes las diez preguntas que haríamos antes de contratar.
Lo que se entrega
En una propuesta nuestra, el último día recibes cinco cosas:
- El flujo o los flujos que describía la propuesta, funcionando.
- Una página de documentación.
- Una hora de formación para quien lo vaya a usar.
- Un acta de entrega, firmada por las dos partes.
- El mantenimiento, solo si lo contratas.
Vamos una por una, menos la primera, que es la que ya esperas.
La documentación, una página que contesta seis preguntas
Contesta qué hace el flujo, qué entra y qué sale, qué datos toca, qué pasa si falla, quién puede tocarlo y cómo se apaga y se vuelve a encender. Cabe en una página a propósito, para que se lea. La idea es que dentro de un año alguien de tu equipo que no estuvo en el proyecto pueda saber qué hace el flujo sin tener que llamarnos.
De las seis, las que más miramos nosotros son dos. Qué pasa si falla, porque un flujo no debería quedarse callado. Tiene que avisar a alguien y, mientras tanto, el trabajo se hace a mano como antes, sin perder nada. Y cómo se apaga, porque quien lo usa tendría que poder pausarlo y reanudarlo sin llamar a nadie.
Tienes una documentación de ejemplo para descargar. Es ficticia (una empresa inventada que pasa los albaranes del correo a una hoja de pedidos) y sirve para ver el formato.
La formación, una hora y con quien lo va a usar
Una hora para el puesto que lo usa cada día, no para quien firma la propuesta. Es la persona que verá el aviso cuando algo falle, así que es quien tiene que saber qué significa y qué hacer.
El acta, lo que se probó y quién guarda los accesos
Se hace en una revisión conjunta al entregar. No cambia el alcance ni el pago acordados, solo deja constancia de lo que pasó ese día. Recoge cinco cosas:
- Qué se entrega, con su versión: qué flujos, qué los pone en marcha, qué producen y dónde, y dónde está la documentación.
- Las pruebas, hechas con ejemplos inventados o anonimizados, cada una con su resultado: un caso normal, un duplicado, un dato incompleto o un archivo que no se puede leer, un fallo de conexión con su aviso, y una pausa con su reanudación. Una prueba no se marca como pasada si no se ha hecho.
- Los accesos y la parada: qué puesto de tu empresa conserva los accesos, qué permisos tenemos nosotros, quién los revoca, cómo se apaga el flujo y qué se hace a mano mientras está parado.
- El mantenimiento, si está contratado o no, y lo que queda fuera.
- El resultado de la revisión: aceptada, recibida con incidencias o pendiente, con la conformidad de las dos partes por escrito.
Después de la revisión dispones de unos días hábiles para decirnos por escrito lo que no cumpla lo acordado, y lo corregimos sin coste. La otra mitad del pago llega al entregar.
En el acta no se anotan nombres, contraseñas, claves ni datos de tus clientes. Todavía no tenemos un acta de ejemplo para descargar.
El mantenimiento, opcional y aparte
Es un servicio que se contrata aparte y mes a mes. Cubre vigilar lo que hemos entregado y arreglar lo que deje de funcionar por causa de la herramienta o del propio flujo. No cubre los cambios de alcance ni los fallos por cambios en tus sistemas que no nos hayas comunicado. Se da de baja con un aviso por escrito. Y si prefieres que lo lleve alguien de tu equipo, con la documentación que dejamos puede hacerlo.
Si lo contratas, lo que deberías recibir cada mes es un informe corto que diga qué se ha vigilado, un resumen del mes, qué falló y qué se hizo, qué se ha tocado, una recomendación y qué queda fuera. Lo que importa es que diga qué se ha mirado, no solo que todo va bien. Tienes un informe de ejemplo, también ficticio, para ver cómo se contarían las incidencias.
Cinco comprobaciones el día de la entrega
Valen con cualquier proveedor. Si alguna no la sabes contestar, pídela por escrito antes de dar la entrega por buena.
- ¿Sabes apagar el flujo sin llamar a nadie?
- ¿Sabes quién guarda los accesos y quién puede revocarlos?
- ¿Están las pruebas hechas y anotadas, incluidas las raras?
- ¿Sabes qué pasa si falla y a quién avisa?
- ¿Sabes qué cubre el mantenimiento, qué no y cómo se da de baja?
Lo que no hacemos en la entrega
No prometemos un ahorro de tiempo ni de dinero ni un resultado de negocio. Te contamos qué hace el flujo y qué pasa si no está. Tampoco instalamos nada que no figure en la propuesta, ni cambiamos el alcance por el camino. Si aparece algo nuevo que merece montarse, lo hablamos aparte y por escrito antes de empezar.
El recorrido completo, del diagnóstico al mantenimiento, lo tienes en Cómo trabajamos. Y si quieres que veamos contigo qué tarea tendría sentido automatizar primero, el diagnóstico son veinte minutos y es gratuito.
Este artículo cuenta cómo trabajamos nosotros, no es una oferta ni un contrato ni asesoramiento legal, y las condiciones de cada encargo se acuerdan por escrito.